Контакты 244851268 Телефон 8(067)6446674
Логин: Пароль: Код проверки: captcha >>Забыли пароль?

Поиск

>>Расширенный

Категории

Новости

Вы здесь: Начало > Новости

Архів організації: завдання, функції, вимоги

  1. Архів організації: завдання, функції, вимоги Зберігання документів - одна з функцій будь-якої юридичної...
  2. Більш повні роз'яснення дивіться у відео:
  3. СТВОРЕННЯ АРХІВУ
  4. ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВІ: СТАТУС, СКЛАД, ЗАВДАННЯ
  5. ВИМОГИ ДО архівних ПРИМІЩЕНЬ
  6. РЕЖИМИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
  7. світловий режим
  8. Температурно-вологісний режим
  9. Санітарно-гігієнічний режим
  10. Обладнання архівосховищ ЗАСОБАМИ ЗБЕРІГАННЯ
  11. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ ПРАВИЛ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ
  12. Архів організації: завдання, функції, вимоги
  13. Нормативне регулювання діяльності АРХІВУ
  14. Більш повні роз'яснення дивіться у відео:
  15. СТВОРЕННЯ АРХІВУ
  16. ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВІ: СТАТУС, СКЛАД, ЗАВДАННЯ
  17. ВИМОГИ ДО архівних ПРИМІЩЕНЬ
  18. Архів організації: завдання, функції, вимоги
  19. Нормативне регулювання діяльності АРХІВУ
  20. Більш повні роз'яснення дивіться у відео:
  21. СТВОРЕННЯ АРХІВУ
  22. ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВІ: СТАТУС, СКЛАД, ЗАВДАННЯ
  23. ВИМОГИ ДО архівних ПРИМІЩЕНЬ
  24. Архів організації: завдання, функції, вимоги
  25. Нормативне регулювання діяльності АРХІВУ
  26. Більш повні роз'яснення дивіться у відео:
  27. СТВОРЕННЯ АРХІВУ
  28. ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВІ: СТАТУС, СКЛАД, ЗАВДАННЯ
  29. ВИМОГИ ДО архівних ПРИМІЩЕНЬ
  30. РЕЖИМИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
  31. світловий режим
  32. Температурно-вологісний режим
  33. Санітарно-гігієнічний режим
  34. Обладнання архівосховищ ЗАСОБАМИ ЗБЕРІГАННЯ
  35. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ ПРАВИЛ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ
  36. Архів організації: завдання, функції, вимоги
  37. Нормативне регулювання діяльності АРХІВУ
  38. Більш повні роз'яснення дивіться у відео:
  39. СТВОРЕННЯ АРХІВУ
  40. ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВІ: СТАТУС, СКЛАД, ЗАВДАННЯ
  41. ВИМОГИ ДО архівних ПРИМІЩЕНЬ
  42. РЕЖИМИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
  43. світловий режим
  44. Температурно-вологісний режим
  45. Санітарно-гігієнічний режим
  46. Обладнання архівосховищ ЗАСОБАМИ ЗБЕРІГАННЯ
  47. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ ПРАВИЛ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

Архів організації: завдання, функції, вимоги

Зберігання документів - одна з функцій будь-якої юридичної особи, якщо буде державним підприємством або комерційною фірмою. Здавалося б, чого простіше - виділити приміщення, ввести штатну одиницю для роботи з архівом і передати туди всі документи! Але на ділі виникає маса питань: починаючи з того, як правильно обладнати приміщення для документів, і закінчуючи тим, де їх слід зберігати, якщо організувати власний архів важко. Створення архіву, його функціонування, використання архівних документів - все це має на увазі комплекс організаційних заходів, деякі фінансові витрати і, само собою зрозуміло, наявність кваліфікованих кадрів. Сьогодні ми поговоримо про те, як обладнати власний архів, а також про те, як забезпечити збереження архівних документів (в т. Ч. Документів з особового складу) в разі неможливості створення власного архіву.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • якими нормативними актами можна керуватися при організації зберігання документів
  • як організувати зберігання документів, якщо немає можливості створити архів
  • що необхідно для створення архіву організації
  • які вимоги пред'являються до архівних приміщень

Сьогодні темою нашої розмови буде організація власного архіву в компанії. Отже, якими є завдання і функції архіву, і в яких умовах повинні зберігатися документи?

Нормативне регулювання діяльності АРХІВУ

словник кадровика
Архів - установа або структурний підрозділ організації, що здійснює зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів

Номенклатура справ: приклад

Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (далі - Закон про архівну справу ) В ст. 17 встановлює: державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в т. Ч. Документів з особового складу протягом термінів їх зберігання. Як бачимо, документи з особового складу окремо виділені в комплексі документів, що утворюються в діяльності організації.

Прочитайте корисні статті по темі:

Зверніть увагу!
Кожен роботодавець повинен забезпечити збереження і можливість подальшого використання документів як у своїй поточній діяльності, так і для задоволення соціально-правових запитів громадян

Згідно п. 1 розпорядження Уряду РФ від 21.03.1994 № 358 - «Про забезпечення схоронності документів з особового складу» засновникам знову утворюються юридичних осіб, які є комерційними і некомерційними організаціями, рекомендовано включати в свої установчі документи положення, що стосуються забезпечення обліку і схоронності документів з особового складу, а також своєчасної передачі їх на державне зберігання у встановленому порядку при реорганізації або ліквідації юридичної особи.

Більш повні роз'яснення дивіться у відео:

Дані положення законодавства спрямовані на забезпечення схоронності документів з особового складу працівників, що вивільняються в результаті реорганізації та ліквідації юридичних осіб, а також соціальної захищеності громадян, які виконують роботу за трудовим договором.

Положення, що передбачають обов'язок організації зберігати документи, є і в ряді інших законодавчих актів і в інших нормативних правових актах, що регламентують діяльність організацій певного типу.

Порада
Основні правила розроблялися для архівів організацій - джерел комплектування державних або муніципальних архівів і за своїм характером є рекомендаційним документом, однак і будь-які інші організації цілком можуть їх використовувати

В ході комплектування архіву документами, обліку архівних документів, забезпечення їх охорони і використання архіви організацій керуються Основними правилами роботи архівів організацій, схвалених рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002 (далі - Основні правила).

Я працюю у відділі кадрів недержавного підприємства. Нещодавно мені доручили роботу з документами, що підлягають зберіганню в архіві. Однак архіву у нас немає. Як бути в такій ситуації? Як забезпечити збереження цих документів? Чи потрібно в такому випадку створити архів, або це обов'язок тільки державних установ?

Відповідно до п. 1 ст. 13 Закону про архівну справу тільки державні органи, органи місцевого самоврядування муніципального району та міського округу зобов'язані створювати архіви з метою зберігання, комплектування, обліку та використання утворилися в процесі їх діяльності документів. Що ж стосується недержавних організацій, то вони, як то кажуть в законі, «має право створювати архіви», але «зобов'язані забезпечити збереженість документів». Це означає, що недержавні організації можуть створювати або не створювати архів, але незалежно від цього повинні дбати про безпеку документів.

Яким чином можна це зробити? Відразу обмовимося, що, не створюючи спеціального приміщення для архівного зберігання документації, забезпечити їх збереження протягом тривалого часу практично неможливо. Тому якщо у вашій організації неможливо створити власний архів, то для виконання вимог щодо забезпечення збереженості документів ви можете скористатися послугами державного (муніципального) або комерційного архіву, уклавши договір і передавши документи на так зване Позаофісне зберігання.

Якщо у роботодавця немає можливості створити архів, яким чином організувати зберігання документів з особового складу, завершених у діловодстві?

В даному випадку зберігання документів з особового складу має бути організовано в службі кадрів. Звичайно, буде правильніше, якщо у кадровиків знайдеться можливість розмістити архівні документи в окремому приміщенні або в відокремленої, відокремленої, частині виробничого приміщення. Сенс цього полягає в тому, що, по-перше, архів кадрової служби повинен бути відділений від поточної документації, по-друге, в те приміщення або ту частину приміщення, де зберігається архів кадрової служби, не повинно бути доступу для сторонніх, т. Е . які не є працівниками кадрової служби осіб.

СТВОРЕННЯ АРХІВУ

Залежно від обсягу документообігу архів створюється як самостійний структурний підрозділ організації або підрозділ в складі служби діловодства (секретаріату).

Щоб створити архів організації, необхідно виконати комплекс заходів:

  • вибір і обладнання приміщення,
  • технічне оснащення архіву,
  • створення нормативних умов зберігання,
  • організація архівних документів в архівосховище,
  • розробка та затвердження нормативних документів архіву.

Всі ці заходи дозволять забезпечити підтримку архівних документів в нормальному фізичному стані.

Архів розміщують в спеціально пристосованих для зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях.

У нашій організації давно обговорюється можливість створення свого архіву, вже виділено приміщення та розпочато роботи з його підготовки до зберігання документів. А ось які вимоги пред'явля- ються до працівників архіву? Чи завжди ці функції повинен виконувати окремий співробітник, або посаду архіваріуса може поєднувати, наприклад, секретар?

Архіваріус організовує роботу архіву і відповідає за виконання завдань, покладених на архів. Він проходить інструктаж, а в необхідних випадках - стажування в державному архіві, куди в подальшому будуть передаватися документи організації на зберігання.

Функції архіваріуса може виконувати і співробітник іншого структурного підрозділу. В даному випадку ця робота для нього буде сумісництвом.

Відповідь на питання про те, чи повинен архівом займатися співробітник, чиєю єдиною обов'язком буде саме ведення архіву, залежить від кількості документації, яка оформлюється на зберігання, і обсягу роботи. У разі якщо організація велика і архів в ній досить великий, рекомендуємо внести в штатний розклад посаду працівника архіву. Доцільно також скласти посадову інструкцію, вказавши види робіт, покладених на працівника архіву, його права та обов'язки.

Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, який складається архівом, узгоджується з керівниками структурних підрозділів, що передають документи, і затверджується співробітником архіву.

Прийом кожної справи проводиться керівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу.

Оскільки архів організації призначений не тільки для зберігання документів, але і для їх використання, необхідно встановити регламент видачі документів з архіву за заявками співробітників, а також сторонніх організацій.

У пункті 4.5.4 Основних правил встановлено, що видача документів повинна реєструватися в книгах видачі справ працівникам організації, а також в книгах видачі справ у тимчасове користування іншим організаціям.

Форма книги видачі документів

збільшити зображення

Процес оформляється замовленнями (вимогами) на видачу справ співробітникам організації, актами про видачу справ у тимчасове користування іншим організаціям, в т. Ч. Органам суду і прокуратури.

Форма замовлення (вимоги) на видачу документів співробітникам організації

збільшити зображення

Форма акта про видачу справ у тимчасове користування

Форма акта про видачу справ у тимчасове користування

Збільшити верхню фрагмент

Збільшити нижній фрагмент

Термін видачі документів у тимчасове користування не може перевищувати одного місяця для використання працівниками організації та трьох місяців - для тимчасового користування іншими організаціями (п. 4.5.2 Основних правил).

ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВІ: СТАТУС, СКЛАД, ЗАВДАННЯ

Як будь-який структурний підрозділ організації, архів, як правило, діє на підставі положення про структурний підрозділ - положення про архів, що затверджується керівником організації, а співробітники архіву - на підставі посадових інструкцій.

Положення про архів організації

завантажити бланк

завантажити приклад

При розробці комплексу цих документів рекомендуємо ґрунтуватися на Примірне положення про архів державної установи, організації, підприємства, затв. наказом Роскомархіва від 18.08.1992 № 176 . Примірне положення поширюється на архіви організацій, що створюють в процесі своєї діяльності документи Архівного фонду РФ. Якщо організація (як державна, так і недержавна) не є джерелом комплектування державного або муніципального архіву і не передає свої документи в установленому порядку до відповідного архів, вона повинна виключити з положення про архіві все, що відноситься до документів Архівного фонду РФ.

Положення про архів організації визначає статус архіву, його завдання, функції, права та відповідальність, склад документів.

Так, основними завданнями архіву організації є:

  • комплектування архіву документами (склад документів, що надходять на зберігання до архіву, повинен бути передбачений в окремому розділі положення про архів);
  • облік і забезпечення схоронності документів;
  • створення науково-довідкового апарату до документів архіву;
  • використання зберігаються в архіві документів.

Якщо в процесі діяльності організації створюються документи, які стосуються архівного фонду РФ, то одним з найважливіших завдань архіву є підготовка і передача цієї частини документації на постійне зберігання відповідно до термінів і вимог, встановлених законодавчими та іншими нормативно-правовими актами в галузі архівної справи, прийнятими російською Федерацією та суб'єктами РФ.

З завдань архіву випливають виконувані ним функції, до основних з яких відносяться:

1) ведення списків організацій і (або) структурних підрозділів організації - джерел комплектування архіву;

2) прийом упорядкованих документів від структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву;

3) облік і забезпечення схоронності прийнятих в архів документів;

4) створення та підтримка в актуальному стані науково-довідкового апарату до документів архіву;

5) інформаційне обслуговування керівників і структурних підрозділів організації;

6) організація використання документів за запитами організацій і приватних осіб, облік і аналіз використання архівних документів організації;

7) підготовка відповідей на соціально-правові запити громадян;

8) проведення експертизи цінності документів, організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання в державний чи муніципальний архів (якщо організація є джерелом комплектування відповідного архіву);

9) перевірка правильності формування та оформлення справ в структурних підрозділах організацій та інших організаціях - джерелах комплектування;

10) організація роботи по складанню номенклатури справ організації;

11) надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам в роботі з документами;

12) участь в розробці нормативних і методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління;

13) участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників архіву і служби документаційного забезпечення управління, в т. Ч. В організаціях - джерелах комплектування архіву.

ВИМОГИ ДО архівних ПРИМІЩЕНЬ

Вимоги до будівель та приміщень архіву встановлені п. 4.2 Основних правил. В першу чергу варто врахувати, що розміщення архіву не допускається в старих будівлях, дерев'яних будівлях, будівлях з сирими основними, підвальними, горищними приміщеннями, пічним опаленням. Призначені для зберігання архівних документів приміщення в пристосованих будівлях повинні бути ізольовані.

В даний час в нашій організації створюється архів. Що потрібно врахувати при виборі і підготовці приміщення архіву, в якому в майбутньому будуть зберігатися наші документи?

Вибираючи будинок (приміщення), що підходить для зберігання архівних документів, враховуйте, що для повноцінної роботи архіву необхідні наступні відокремлені приміщення:

1) архівосховище;

2) приміщення для прийому, тимчасового зберігання документів, акліматизації документів;

3) приміщення для використання документів;

4) робочі кімнати (кімната) співробітників архіву.

Якщо у вас немає можливості відвести під архів кілька кімнат, а весь архів повинен розташовуватися в одному приміщенні, необхідно розділити його перегородками, відокремивши, як мінімум, сховище документів від робочої зони.

Архів організації слід розташувати в спеціально побудованому або пристосованому для зберігання документів будівлі або окремому приміщенні. Це приміщення повинно бути віддалене від небезпечних з точки зору пожежної безпеки об'єктів. До таких, наприклад, можна віднести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражі. Поблизу будівлі (приміщення) архіву не повинно бути і об'єктів, що забруднюють повітря.

Ідеальним випадком є ​​розміщення архіву в спеціально побудованому будинку, але найчастіше для зберігання архівних документів організації пристосовують вже наявне у них будинок або приміщення.

Які основні вимоги пред'являються до приміщення архіву?

Основними вимогами до приміщень архіву є:

  • розташування сховища в адміністративній будівлі (не можна розміщувати сховище документів в будівлях, зайнятих службами громадського харчування, харчовими складами, організаціями, що зберігають агресивні і пожежонебезпечні речовини або застосовують пожежонебезпечні і хімічні технології);
  • приміщення не повинно бути старим (старим), сирим, неопалюваним, що не відповідає санітарно-гігієнічним вимогам;
  • приміщення повинно бути безпечним в пожежному відношенні, гарантованим від затоплення, повинно мати запасний вихід, в приміщенні не повинно бути газових і водоносних магістральних трубопроводів.

Зверніть увагу!
Не рекомендується розміщувати сховище документів в підвальних приміщеннях і на верхніх поверхах будівлі або переобладнати під архів горищні приміщення

Звичайно, виключення з правил можуть бути: наприклад, якщо підвал сухий і опалювальний і є штучна вентиляція, що забезпечує дво- або триразовий повітрообмін в годину, а на верхніх поверхах може бути створений нормальний температурно-вологісний режим.

Особливі вимоги пред'являються до електропроводки: вона повинна бути прихованою, штепсельні розетки - герметичними, переносна електроапаратура повинна мати гумову ізоляцію шнурів. Загальні і поверхові рубильники повинні розташовуватися поза приміщеннями сховищ.

Обробку приміщень сховищ проводять з використанням неагресивних, непилящіх матеріалів, а в системах і засобах пожежогасіння застосовують нейтральні, безпечні для документів речовини. У сховищах забороняється застосування вогню, нагрівальних приладів, розміщення сторонніх об'єктів.

Я працюю менеджером з персоналу. Не так давно в нашій організації відвели приміщення під архів. Обладнали його за всіма нормами відповідним чином. В наступному місяці наш керівник передбачає ввести приміщення в експлуатацію. Підготовку доручив мені, а як правильно це зробити - я поняття не маю. Яка процедура введення в експлуатацію приміщення, призначеного для роботи архіву?

Остаточне рішення про придатність того чи іншого будинку (приміщення) для архіву організації приймається з урахуванням висновків Державного пожежного нагляду та санепідемстанції. Тільки після відповідної експертизи архів розміщують в пристосованих будівлях або приміщеннях організації.

Така експертиза потрібна для визначення вогнестійкості будівель або приміщень, довговічності основних конструкцій, а також міцності міжповерхових перекриттів з урахуванням потенційних навантажень, наявності та стану опалювальних і вентиляційних систем. Вона проводиться силами представників самої організації (як правило, співробітників архіву), пожежних, охоронних, будівельних, санітарно-епідеміологічних та інших спеціальних служб. За підсумками експертизи складається відповідний акт.

РЕЖИМИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Одна з найважливіших завдань архіву - забезпечення схоронності документів. З цією метою слід створити оптимальні умови їх утримання. Документи повинні зберігатися в умовах, що забезпечують їх захист від пошкоджень, шкідливих впливів навколишнього середовища і виключають їх втрату. Відповідно в архіві повинні дотримуватися певний світловий, температурно-вологісний і санітарно-гігієнічний режими.

світловий режим

Архівні документи на паперовому носії слід зберігати в темряві, тому природне освітлення в архівосховище допускається за умови застосування на вікнах світлорозсіювачів, захисних фільтрів, штор, жалюзі, забарвлення стекол. Для захисту документів від дії світла їх розміщують в шафах або на стелажах в картонних коробках, папках або інших контейнерах, виготовлених з нешкідливих для документів матеріалів.

Всі види робіт з архівними документами повинні проводитися при обмежених або технологічно необхідних рівнях освітлення. Для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах з гладкою поверхнею. Допускається застосування люмінесцентних ламп.

Температурно-вологісний режим

Основні правила встановлюють параметри температурно-вологісного режиму в приміщенні архіву.

Вимоги до температурно-вологісного режиму зберігання документів

Вид документації Температура, ° С Відносна вологість повітря,% Паперові документи 17-19 50-55 Чорно-білі плівкові матеріали 15 40-55 Кольорові плівкові матеріали 2-5 40-55 Документи на магнітних дисках і дискових накопичувачах 8-18 45-65 документи на магнітних стрічках 8-18 15-50 документи на оптичних дисках 10-23 20-50

завантажити таблицю

Для контролю рівня температури і вологості в сховище встановлюють прилади (термометри - для вимірювання температури повітря; психрометри - для вимірювання одночасно температури повітря і вологості; гігрометри - для вимірювання вологості повітря). Контрольно-вимірювальні прилади встановлюються в головному проході сховища, подалі від опалювальних та вентиляційних систем. Показання приладів фіксуються в журналах обліку: в кондиціонованих приміщеннях - один раз в тиждень, в приміщеннях з нерегульованим режимом - два рази на тиждень, при порушенні режиму зберігання - щодня.

Зверніть увагу!
При наявності рекомендацій фірм-виробників, що встановлюють спеціальні режими зберігання носіїв, слід дотримуватися рекомендацій виробника

У архівосховище неприпустимі різкі коливання температури і вологості. При тривалому підвищенні відносної вологості повітря до 80-90% необхідно вживати заходів щодо нормалізації умов зберігання документів (Інтенсивне провітрювання, осушення сховищ, усунення причин зростання вологості).

Санітарно-гігієнічний режим

Щоб уникнути появи в архіві цвілі, гризунів, комах, пилу приміщення архіву повинні міститися в чистоті. У сховищі повинна бути забезпечена вільна циркуляція повітря, що виключає утворення непровітрюваних зон, небезпечних в санітарно-біологічному відношенні.

У архівосховище необхідно:

  • не рідше одного разу на рік проводити знепилювання коробок з документами, шаф, стелажів і приміщень;
  • не рідше одного разу на місяць проводити вологе прибирання приміщень із застосуванням антисептиків.

Рекомендується два рази в рік (на початку і після закінчення опалювального сезону) обстежувати приміщення сховища і документів для своєчасного виявлення комах і цвілі. При виявленні біологічних шкідників вживають термінових заходів з дезінфекції та дезінсекції документів і приміщень.

Обладнання архівосховищ ЗАСОБАМИ ЗБЕРІГАННЯ

Для розміщення документів в архіві організації використовують металеві стелажі або металеві шафи.

Стелажі встановлюють перпендикулярно стінам з віконними прорізами, а в приміщенні без вікон - з урахуванням особливостей приміщення і обладнання. Не можна розміщувати стелажі (шафи) впритул до зовнішніх стін будівлі через можливість їх промерзання або впритул до джерел тепла через можливість перегріву.

Норми розстановки засобів зберігання також встановлені Основними правилами.

Норми розстановки засобів зберігання

Розташування засобів зберігання Норми розстановки, см Відстань між рядами стелажів (головний прохід) 120 Відстань (прохід) між стелажами 75 Відстань між зовнішньою стіною будівлі і стелажами, паралельними стіні 75 Відстань між стіною і торцем стелажу або шафи (обхід) 45 Відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа (шафи) Не менш 15 Відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа (шафи) в цокольних поверхах Не менш 30

завантажити таблицю

Зараз наша організація обладнає архів. Мені доручили визначити, яка площа для цього буде потрібно. Підкажіть, як розрахувати площа для розміщення архіву?

Існує розроблена фахівцями методика розрахунку площ під розміщення архіву. При визначенні площі виходять з наступних даних:

  • стелаж довжиною 1 м вміщає 30 папок типу «Корона» або 50 папок-швидкозшивачів;
  • звичайний архівний стелаж висотою 2 м 30 см має 12 полиць.

Таким чином, на одному стелажі розміщується: максимум - 600 справ, мінімум - 350-400 справ.

При підрахунку потрібно також враховувати: відстань між стелажами - не менше 0,8 м, ширина стандартного стелажа - 65 см, довжина-трохи більше 1 м, з огляду на товщину бічних стійок.

Як правильно розмістити документи в архівосховище?

Зверніть увагу!
Для розрахунку площ необхідно знати кількість справ, що підлягають зберіганню, а також враховувати, скільки справ надійде на зберігання як мінімум в найближчі три-п'ять років

Порядок розташування документів в сховище визначається планом (схемою) їх розміщення. Для закріплення місця розташування документів в архівосховище все приміщення архіву, а також стелажі, шафи, полиці нумеруються зверху вниз, зліва направо, від вхідних дверей за годинниковою стрілкою. Крім того, складаються постеллажние, а якщо в архіві організації зберігаються документи кількох фондів (наприклад, в архіві організації зберігаються документи організації до її акціонування або документи головної організації і її філій - в цих випадках архіви організації до акціонування і після будуть окремими фондами, так само як і архів головної організації і архіви філій), то і пофондового покажчики, де позначається місце розміщення документів.

Форма картки пофондового топографічного покажчика

Форма картки пофондового топографічного покажчика

збільшити зображення

Орієнтовна форма картки постеллажного топографічного покажчика

збільшити зображення

Зверніть увагу!
Якщо в організації немає особи, яка відповідає за зберігання документів, відповідальність за їх збереження несе керівник організації

Картки постеллажного топографічного покажчика складаються на кожен стелаж і прикріплюються на його торцевій стороні. Картки пофондового топографічного покажчика складаються на кожен фонд і розташовуються в картотеці в порядку номерів фондів.

Звичайно, співробітники архіву структурного підрозділу, наприклад кадрової служби, можуть пам'ятати, в якому порядку розміщені документи, і без покажчиків (як правило, в цьому випадку документи розміщуються за роками від найбільш ранніх до більш пізніх).

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ ПРАВИЛ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

Відповідальність за порушення правил зберігання архівних документів організації встановлена ст. 13.20 КоАП РФ . Вона покладається на керівника архіву організації або співробітника, відповідального за ведення архіву. У разі відсутності особи, відповідальної за зберігання документів, відповідати за їх збереження буде керівник організації.

Архів організації: завдання, функції, вимоги

Зберігання документів - одна з функцій будь-якої юридичної особи, якщо буде державним підприємством або комерційною фірмою. Здавалося б, чого простіше - виділити приміщення, ввести штатну одиницю для роботи з архівом і передати туди всі документи! Але на ділі виникає маса питань: починаючи з того, як правильно обладнати приміщення для документів, і закінчуючи тим, де їх слід зберігати, якщо організувати власний архів важко. Створення архіву, його функціонування, використання архівних документів - все це має на увазі комплекс організаційних заходів, деякі фінансові витрати і, само собою зрозуміло, наявність кваліфікованих кадрів. Сьогодні ми поговоримо про те, як обладнати власний архів, а також про те, як забезпечити збереження архівних документів (в т. Ч. Документів з особового складу) в разі неможливості створення власного архіву.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • якими нормативними актами можна керуватися при організації зберігання документів
  • як організувати зберігання документів, якщо немає можливості створити архів
  • що необхідно для створення архіву організації
  • які вимоги пред'являються до архівних приміщень

Сьогодні темою нашої розмови буде організація власного архіву в компанії. Отже, якими є завдання і функції архіву, і в яких умовах повинні зберігатися документи?

Нормативне регулювання діяльності АРХІВУ

словник кадровика
Архів - установа або структурний підрозділ організації, що здійснює зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів

Номенклатура справ: приклад

Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (далі - Закон про архівну справу ) В ст. 17 встановлює: державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в т. Ч. Документів з особового складу протягом термінів їх зберігання. Як бачимо, документи з особового складу окремо виділені в комплексі документів, що утворюються в діяльності організації.

Прочитайте корисні статті по темі:

Зверніть увагу!
Кожен роботодавець повинен забезпечити збереження і можливість подальшого використання документів як у своїй поточній діяльності, так і для задоволення соціально-правових запитів громадян

Згідно п. 1 розпорядження Уряду РФ від 21.03.1994 № 358 - «Про забезпечення схоронності документів з особового складу» засновникам знову утворюються юридичних осіб, які є комерційними і некомерційними організаціями, рекомендовано включати в свої установчі документи положення, що стосуються забезпечення обліку і схоронності документів з особового складу, а також своєчасної передачі їх на державне зберігання у встановленому порядку при реорганізації або ліквідації юридичної особи.

Більш повні роз'яснення дивіться у відео:

Дані положення законодавства спрямовані на забезпечення схоронності документів з особового складу працівників, що вивільняються в результаті реорганізації та ліквідації юридичних осіб, а також соціальної захищеності громадян, які виконують роботу за трудовим договором.

Положення, що передбачають обов'язок організації зберігати документи, є і в ряді інших законодавчих актів і в інших нормативних правових актах, що регламентують діяльність організацій певного типу.

Порада
Основні правила розроблялися для архівів організацій - джерел комплектування державних або муніципальних архівів і за своїм характером є рекомендаційним документом, однак і будь-які інші організації цілком можуть їх використовувати

В ході комплектування архіву документами, обліку архівних документів, забезпечення їх охорони і використання архіви організацій керуються Основними правилами роботи архівів організацій, схвалених рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002 (далі - Основні правила).

Я працюю у відділі кадрів недержавного підприємства. Нещодавно мені доручили роботу з документами, що підлягають зберіганню в архіві. Однак архіву у нас немає. Як бути в такій ситуації? Як забезпечити збереження цих документів? Чи потрібно в такому випадку створити архів, або це обов'язок тільки державних установ?

Відповідно до п. 1 ст. 13 Закону про архівну справу тільки державні органи, органи місцевого самоврядування муніципального району та міського округу зобов'язані створювати архіви з метою зберігання, комплектування, обліку та використання утворилися в процесі їх діяльності документів. Що ж стосується недержавних організацій, то вони, як то кажуть в законі, «має право створювати архіви», але «зобов'язані забезпечити збереженість документів». Це означає, що недержавні організації можуть створювати або не створювати архів, але незалежно від цього повинні дбати про безпеку документів.

Яким чином можна це зробити? Відразу обмовимося, що, не створюючи спеціального приміщення для архівного зберігання документації, забезпечити їх збереження протягом тривалого часу практично неможливо. Тому якщо у вашій організації неможливо створити власний архів, то для виконання вимог щодо забезпечення збереженості документів ви можете скористатися послугами державного (муніципального) або комерційного архіву, уклавши договір і передавши документи на так зване Позаофісне зберігання.

Якщо у роботодавця немає можливості створити архів, яким чином організувати зберігання документів з особового складу, завершених у діловодстві?

В даному випадку зберігання документів з особового складу має бути організовано в службі кадрів. Звичайно, буде правильніше, якщо у кадровиків знайдеться можливість розмістити архівні документи в окремому приміщенні або в відокремленої, відокремленої, частині виробничого приміщення. Сенс цього полягає в тому, що, по-перше, архів кадрової служби повинен бути відділений від поточної документації, по-друге, в те приміщення або ту частину приміщення, де зберігається архів кадрової служби, не повинно бути доступу для сторонніх, т. Е . які не є працівниками кадрової служби осіб.

СТВОРЕННЯ АРХІВУ

Залежно від обсягу документообігу архів створюється як самостійний структурний підрозділ організації або підрозділ в складі служби діловодства (секретаріату).

Щоб створити архів організації, необхідно виконати комплекс заходів:

  • вибір і обладнання приміщення,
  • технічне оснащення архіву,
  • створення нормативних умов зберігання,
  • організація архівних документів в архівосховище,
  • розробка та затвердження нормативних документів архіву.

Всі ці заходи дозволять забезпечити підтримку архівних документів в нормальному фізичному стані.

Архів розміщують в спеціально пристосованих для зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях.

У нашій організації давно обговорюється можливість створення свого архіву, вже виділено приміщення та розпочато роботи з його підготовки до зберігання документів. А ось які вимоги пред'явля- ються до працівників архіву? Чи завжди ці функції повинен виконувати окремий співробітник, або посаду архіваріуса може поєднувати, наприклад, секретар?

Архіваріус організовує роботу архіву і відповідає за виконання завдань, покладених на архів. Він проходить інструктаж, а в необхідних випадках - стажування в державному архіві, куди в подальшому будуть передаватися документи організації на зберігання.

Функції архіваріуса може виконувати і співробітник іншого структурного підрозділу. В даному випадку ця робота для нього буде сумісництвом.

Відповідь на питання про те, чи повинен архівом займатися співробітник, чиєю єдиною обов'язком буде саме ведення архіву, залежить від кількості документації, яка оформлюється на зберігання, і обсягу роботи. У разі якщо організація велика і архів в ній досить великий, рекомендуємо внести в штатний розклад посаду працівника архіву. Доцільно також скласти посадову інструкцію, вказавши види робіт, покладених на працівника архіву, його права та обов'язки.

Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, який складається архівом, узгоджується з керівниками структурних підрозділів, що передають документи, і затверджується співробітником архіву.

Прийом кожної справи проводиться керівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу.

Оскільки архів організації призначений не тільки для зберігання документів, але і для їх використання, необхідно встановити регламент видачі документів з архіву за заявками співробітників, а також сторонніх організацій.

У пункті 4.5.4 Основних правил встановлено, що видача документів повинна реєструватися в книгах видачі справ працівникам організації, а також в книгах видачі справ у тимчасове користування іншим організаціям.

Форма книги видачі документів

збільшити зображення

Процес оформляється замовленнями (вимогами) на видачу справ співробітникам організації, актами про видачу справ у тимчасове користування іншим організаціям, в т. Ч. Органам суду і прокуратури.

Форма замовлення (вимоги) на видачу документів співробітникам організації

збільшити зображення

Форма акта про видачу справ у тимчасове користування

Форма акта про видачу справ у тимчасове користування

Збільшити верхню фрагмент

Збільшити нижній фрагмент

Термін видачі документів у тимчасове користування не може перевищувати одного місяця для використання працівниками організації та трьох місяців - для тимчасового користування іншими організаціями (п. 4.5.2 Основних правил).

ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВІ: СТАТУС, СКЛАД, ЗАВДАННЯ

Як будь-який структурний підрозділ організації, архів, як правило, діє на підставі положення про структурний підрозділ - положення про архів, що затверджується керівником організації, а співробітники архіву - на підставі посадових інструкцій.

Положення про архів організації

завантажити бланк

завантажити приклад

При розробці комплексу цих документів рекомендуємо ґрунтуватися на Примірне положення про архів державної установи, організації, підприємства, затв. наказом Роскомархіва від 18.08.1992 № 176 . Примірне положення поширюється на архіви організацій, що створюють в процесі своєї діяльності документи Архівного фонду РФ. Якщо організація (як державна, так і недержавна) не є джерелом комплектування державного або муніципального архіву і не передає свої документи в установленому порядку до відповідного архів, вона повинна виключити з положення про архіві все, що відноситься до документів Архівного фонду РФ.

Положення про архів організації визначає статус архіву, його завдання, функції, права та відповідальність, склад документів.

Так, основними завданнями архіву організації є:

  • комплектування архіву документами (склад документів, що надходять на зберігання до архіву, повинен бути передбачений в окремому розділі положення про архів);
  • облік і забезпечення схоронності документів;
  • створення науково-довідкового апарату до документів архіву;
  • використання зберігаються в архіві документів.

Якщо в процесі діяльності організації створюються документи, які стосуються архівного фонду РФ, то одним з найважливіших завдань архіву є підготовка і передача цієї частини документації на постійне зберігання відповідно до термінів і вимог, встановлених законодавчими та іншими нормативно-правовими актами в галузі архівної справи, прийнятими російською Федерацією та суб'єктами РФ.

З завдань архіву випливають виконувані ним функції, до основних з яких відносяться:

1) ведення списків організацій і (або) структурних підрозділів організації - джерел комплектування архіву;

2) прийом упорядкованих документів від структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву;

3) облік і забезпечення схоронності прийнятих в архів документів;

4) створення та підтримка в актуальному стані науково-довідкового апарату до документів архіву;

5) інформаційне обслуговування керівників і структурних підрозділів організації;

6) організація використання документів за запитами організацій і приватних осіб, облік і аналіз використання архівних документів організації;

7) підготовка відповідей на соціально-правові запити громадян;

8) проведення експертизи цінності документів, організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання в державний чи муніципальний архів (якщо організація є джерелом комплектування відповідного архіву);

9) перевірка правильності формування та оформлення справ в структурних підрозділах організацій та інших організаціях - джерелах комплектування;

10) організація роботи по складанню номенклатури справ організації;

11) надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам в роботі з документами;

12) участь в розробці нормативних і методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління;

13) участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників архіву і служби документаційного забезпечення управління, в т. Ч. В організаціях - джерелах комплектування архіву.

ВИМОГИ ДО архівних ПРИМІЩЕНЬ

Вимоги до будівель та приміщень архіву встановлені п. 4.2 Основних правил. В першу чергу варто врахувати, що розміщення архіву не допускається в старих будівлях, дерев'яних будівлях, будівлях з сирими основними, підвальними, горищними приміщеннями, пічним опаленням. Призначені для зберігання архівних документів приміщення в пристосованих будівлях повинні бути ізольовані.

В даний час в нашій організації створюється архів. Що потрібно врахувати при виборі і підготовці приміщення архіву, в якому в майбутньому будуть зберігатися наші документи?

Вибираючи будинок (приміщення), що підходить для зберігання архівних документів, враховуйте, що для повноцінної роботи архіву необхідні наступні відокремлені приміщення:

1) архівосховище;

2) приміщення для прийому, тимчасового зберігання документів, акліматизації документів;

3) приміщення для використання документів;

4) робочі кімнати (кімната) співробітників архіву.

Якщо у вас немає можливості відвести під архів кілька кімнат, а весь архів повинен розташовуватися в одному приміщенні, необхідно розділити його перегородками, відокремивши, як мінімум, сховище документів від робочої зони.

Архів організації слід розташувати в спеціально побудованому або пристосованому для зберігання документів будівлі або окремому приміщенні. Це приміщення повинно бути віддалене від небезпечних з точки зору пожежної безпеки об'єктів. До таких, наприклад, можна віднести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражі. Поблизу будівлі (приміщення) архіву не повинно бути і об'єктів, що забруднюють повітря.

Ідеальним випадком є ​​розміщення архіву в спеціально побудованому будинку, але найчастіше для зберігання архівних документів організації пристосовують вже наявне у них будинок або приміщення.

Які основні вимоги пред'являються до приміщення архіву?

Основними вимогами до приміщень архіву є:

  • розташування сховища в адміністративній будівлі (не можна розміщувати сховище документів в будівлях, зайнятих службами громадського харчування, харчовими складами, організаціями, що зберігають агресивні і пожежонебезпечні речовини або застосовують пожежонебезпечні і хімічні технології);
  • приміщення не повинно бути старим (старим), сирим, неопалюваним, що не відповідає санітарно-гігієнічним вимогам;
  • приміщення повинно бути безпечним в пожежному відношенні, гарантованим від затоплення, повинно мати запасний вихід, в приміщенні не повинно бути газових і водоносних магістральних трубопроводів.

Зверніть увагу!
Не рекомендується розміщувати сховище документів в підвальних приміщеннях і на верхніх поверхах будівлі або переобладнати під архів горищні приміщення

Звичайно, виключення з правил можуть бути: наприклад, якщо підвал сухий і опалювальний і є штучна вентиляція, що забезпечує дво- або триразовий повітрообмін в годину, а на верхніх поверхах може бути створений нормальний температурно-вологісний режим.

Особливі вимоги пред'являються до електропроводки: вона повинна бути прихованою, штепсельні розетки - герметичними, переносна електроапаратура повинна мати гумову ізоляцію шнурів. Загальні і поверхові рубильники повинні розташовуватися поза приміщеннями сховищ.

Архів організації: завдання, функції, вимоги

Зберігання документів - одна з функцій будь-якої юридичної особи, якщо буде державним підприємством або комерційною фірмою. Здавалося б, чого простіше - виділити приміщення, ввести штатну одиницю для роботи з архівом і передати туди всі документи! Але на ділі виникає маса питань: починаючи з того, як правильно обладнати приміщення для документів, і закінчуючи тим, де їх слід зберігати, якщо організувати власний архів важко. Створення архіву, його функціонування, використання архівних документів - все це має на увазі комплекс організаційних заходів, деякі фінансові витрати і, само собою зрозуміло, наявність кваліфікованих кадрів. Сьогодні ми поговоримо про те, як обладнати власний архів, а також про те, як забезпечити збереження архівних документів (в т. Ч. Документів з особового складу) в разі неможливості створення власного архіву.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • якими нормативними актами можна керуватися при організації зберігання документів
  • як організувати зберігання документів, якщо немає можливості створити архів
  • що необхідно для створення архіву організації
  • які вимоги пред'являються до архівних приміщень

Сьогодні темою нашої розмови буде організація власного архіву в компанії. Отже, якими є завдання і функції архіву, і в яких умовах повинні зберігатися документи?

Нормативне регулювання діяльності АРХІВУ

словник кадровика
Архів - установа або структурний підрозділ організації, що здійснює зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів

Номенклатура справ: приклад

Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (далі - Закон про архівну справу ) В ст. 17 встановлює: державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в т. Ч. Документів з особового складу протягом термінів їх зберігання. Як бачимо, документи з особового складу окремо виділені в комплексі документів, що утворюються в діяльності організації.

Прочитайте корисні статті по темі:

Зверніть увагу!
Кожен роботодавець повинен забезпечити збереження і можливість подальшого використання документів як у своїй поточній діяльності, так і для задоволення соціально-правових запитів громадян

Згідно п. 1 розпорядження Уряду РФ від 21.03.1994 № 358 - «Про забезпечення схоронності документів з особового складу» засновникам знову утворюються юридичних осіб, які є комерційними і некомерційними організаціями, рекомендовано включати в свої установчі документи положення, що стосуються забезпечення обліку і схоронності документів з особового складу, а також своєчасної передачі їх на державне зберігання у встановленому порядку при реорганізації або ліквідації юридичної особи.

Більш повні роз'яснення дивіться у відео:

Дані положення законодавства спрямовані на забезпечення схоронності документів з особового складу працівників, що вивільняються в результаті реорганізації та ліквідації юридичних осіб, а також соціальної захищеності громадян, які виконують роботу за трудовим договором.

Положення, що передбачають обов'язок організації зберігати документи, є і в ряді інших законодавчих актів і в інших нормативних правових актах, що регламентують діяльність організацій певного типу.

Порада
Основні правила розроблялися для архівів організацій - джерел комплектування державних або муніципальних архівів і за своїм характером є рекомендаційним документом, однак і будь-які інші організації цілком можуть їх використовувати

В ході комплектування архіву документами, обліку архівних документів, забезпечення їх охорони і використання архіви організацій керуються Основними правилами роботи архівів організацій, схвалених рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002 (далі - Основні правила).

Я працюю у відділі кадрів недержавного підприємства. Нещодавно мені доручили роботу з документами, що підлягають зберіганню в архіві. Однак архіву у нас немає. Як бути в такій ситуації? Як забезпечити збереження цих документів? Чи потрібно в такому випадку створити архів, або це обов'язок тільки державних установ?

Відповідно до п. 1 ст. 13 Закону про архівну справу тільки державні органи, органи місцевого самоврядування муніципального району та міського округу зобов'язані створювати архіви з метою зберігання, комплектування, обліку та використання утворилися в процесі їх діяльності документів. Що ж стосується недержавних організацій, то вони, як то кажуть в законі, «має право створювати архіви», але «зобов'язані забезпечити збереженість документів». Це означає, що недержавні організації можуть створювати або не створювати архів, але незалежно від цього повинні дбати про безпеку документів.

Яким чином можна це зробити? Відразу обмовимося, що, не створюючи спеціального приміщення для архівного зберігання документації, забезпечити їх збереження протягом тривалого часу практично неможливо. Тому якщо у вашій організації неможливо створити власний архів, то для виконання вимог щодо забезпечення збереженості документів ви можете скористатися послугами державного (муніципального) або комерційного архіву, уклавши договір і передавши документи на так зване Позаофісне зберігання.

Якщо у роботодавця немає можливості створити архів, яким чином організувати зберігання документів з особового складу, завершених у діловодстві?

В даному випадку зберігання документів з особового складу має бути організовано в службі кадрів. Звичайно, буде правильніше, якщо у кадровиків знайдеться можливість розмістити архівні документи в окремому приміщенні або в відокремленої, відокремленої, частині виробничого приміщення. Сенс цього полягає в тому, що, по-перше, архів кадрової служби повинен бути відділений від поточної документації, по-друге, в те приміщення або ту частину приміщення, де зберігається архів кадрової служби, не повинно бути доступу для сторонніх, т. Е . які не є працівниками кадрової служби осіб.

СТВОРЕННЯ АРХІВУ

Залежно від обсягу документообігу архів створюється як самостійний структурний підрозділ організації або підрозділ в складі служби діловодства (секретаріату).

Щоб створити архів організації, необхідно виконати комплекс заходів:

  • вибір і обладнання приміщення,
  • технічне оснащення архіву,
  • створення нормативних умов зберігання,
  • організація архівних документів в архівосховище,
  • розробка та затвердження нормативних документів архіву.

Всі ці заходи дозволять забезпечити підтримку архівних документів в нормальному фізичному стані.

Архів розміщують в спеціально пристосованих для зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях.

У нашій організації давно обговорюється можливість створення свого архіву, вже виділено приміщення та розпочато роботи з його підготовки до зберігання документів. А ось які вимоги пред'явля- ються до працівників архіву? Чи завжди ці функції повинен виконувати окремий співробітник, або посаду архіваріуса може поєднувати, наприклад, секретар?

Архіваріус організовує роботу архіву і відповідає за виконання завдань, покладених на архів. Він проходить інструктаж, а в необхідних випадках - стажування в державному архіві, куди в подальшому будуть передаватися документи організації на зберігання.

Функції архіваріуса може виконувати і співробітник іншого структурного підрозділу. В даному випадку ця робота для нього буде сумісництвом.

Відповідь на питання про те, чи повинен архівом займатися співробітник, чиєю єдиною обов'язком буде саме ведення архіву, залежить від кількості документації, яка оформлюється на зберігання, і обсягу роботи. У разі якщо організація велика і архів в ній досить великий, рекомендуємо внести в штатний розклад посаду працівника архіву. Доцільно також скласти посадову інструкцію, вказавши види робіт, покладених на працівника архіву, його права та обов'язки.

Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, який складається архівом, узгоджується з керівниками структурних підрозділів, що передають документи, і затверджується співробітником архіву.

Прийом кожної справи проводиться керівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу.

Оскільки архів організації призначений не тільки для зберігання документів, але і для їх використання, необхідно встановити регламент видачі документів з архіву за заявками співробітників, а також сторонніх організацій.

У пункті 4.5.4 Основних правил встановлено, що видача документів повинна реєструватися в книгах видачі справ працівникам організації, а також в книгах видачі справ у тимчасове користування іншим організаціям.

Форма книги видачі документів

збільшити зображення

Процес оформляється замовленнями (вимогами) на видачу справ співробітникам організації, актами про видачу справ у тимчасове користування іншим організаціям, в т. Ч. Органам суду і прокуратури.

Форма замовлення (вимоги) на видачу документів співробітникам організації

збільшити зображення

Форма акта про видачу справ у тимчасове користування

Форма акта про видачу справ у тимчасове користування

Збільшити верхню фрагмент

Збільшити нижній фрагмент

Термін видачі документів у тимчасове користування не може перевищувати одного місяця для використання працівниками організації та трьох місяців - для тимчасового користування іншими організаціями (п. 4.5.2 Основних правил).

ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВІ: СТАТУС, СКЛАД, ЗАВДАННЯ

Як будь-який структурний підрозділ організації, архів, як правило, діє на підставі положення про структурний підрозділ - положення про архів, що затверджується керівником організації, а співробітники архіву - на підставі посадових інструкцій.

Положення про архів організації

завантажити бланк

завантажити приклад

При розробці комплексу цих документів рекомендуємо ґрунтуватися на Примірне положення про архів державної установи, організації, підприємства, затв. наказом Роскомархіва від 18.08.1992 № 176 . Примірне положення поширюється на архіви організацій, що створюють в процесі своєї діяльності документи Архівного фонду РФ. Якщо організація (як державна, так і недержавна) не є джерелом комплектування державного або муніципального архіву і не передає свої документи в установленому порядку до відповідного архів, вона повинна виключити з положення про архіві все, що відноситься до документів Архівного фонду РФ.

Положення про архів організації визначає статус архіву, його завдання, функції, права та відповідальність, склад документів.

Так, основними завданнями архіву організації є:

  • комплектування архіву документами (склад документів, що надходять на зберігання до архіву, повинен бути передбачений в окремому розділі положення про архів);
  • облік і забезпечення схоронності документів;
  • створення науково-довідкового апарату до документів архіву;
  • використання зберігаються в архіві документів.

Якщо в процесі діяльності організації створюються документи, які стосуються архівного фонду РФ, то одним з найважливіших завдань архіву є підготовка і передача цієї частини документації на постійне зберігання відповідно до термінів і вимог, встановлених законодавчими та іншими нормативно-правовими актами в галузі архівної справи, прийнятими російською Федерацією та суб'єктами РФ.

З завдань архіву випливають виконувані ним функції, до основних з яких відносяться:

1) ведення списків організацій і (або) структурних підрозділів організації - джерел комплектування архіву;

2) прийом упорядкованих документів від структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву;

3) облік і забезпечення схоронності прийнятих в архів документів;

4) створення та підтримка в актуальному стані науково-довідкового апарату до документів архіву;

5) інформаційне обслуговування керівників і структурних підрозділів організації;

6) організація використання документів за запитами організацій і приватних осіб, облік і аналіз використання архівних документів організації;

7) підготовка відповідей на соціально-правові запити громадян;

8) проведення експертизи цінності документів, організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання в державний чи муніципальний архів (якщо організація є джерелом комплектування відповідного архіву);

9) перевірка правильності формування та оформлення справ в структурних підрозділах організацій та інших організаціях - джерелах комплектування;

10) організація роботи по складанню номенклатури справ організації;

11) надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам в роботі з документами;

12) участь в розробці нормативних і методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління;

13) участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників архіву і служби документаційного забезпечення управління, в т. Ч. В організаціях - джерелах комплектування архіву.

ВИМОГИ ДО архівних ПРИМІЩЕНЬ

Вимоги до будівель та приміщень архіву встановлені п. 4.2 Основних правил. В першу чергу варто врахувати, що розміщення архіву не допускається в старих будівлях, дерев'яних будівлях, будівлях з сирими основними, підвальними, горищними приміщеннями, пічним опаленням. Призначені для зберігання архівних документів приміщення в пристосованих будівлях повинні бути ізольовані.

В даний час в нашій організації створюється архів. Що потрібно врахувати при виборі і підготовці приміщення архіву, в якому в майбутньому будуть зберігатися наші документи?

Вибираючи будинок (приміщення), що підходить для зберігання архівних документів, враховуйте, що для повноцінної роботи архіву необхідні наступні відокремлені приміщення:

1) архівосховище;

2) приміщення для прийому, тимчасового зберігання документів, акліматизації документів;

3) приміщення для використання документів;

4) робочі кімнати (кімната) співробітників архіву.

Якщо у вас немає можливості відвести під архів кілька кімнат, а весь архів повинен розташовуватися в одному приміщенні, необхідно розділити його перегородками, відокремивши, як мінімум, сховище документів від робочої зони.

Архів організації слід розташувати в спеціально побудованому або пристосованому для зберігання документів будівлі або окремому приміщенні. Це приміщення повинно бути віддалене від небезпечних з точки зору пожежної безпеки об'єктів. До таких, наприклад, можна віднести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражі. Поблизу будівлі (приміщення) архіву не повинно бути і об'єктів, що забруднюють повітря.

Ідеальним випадком є ​​розміщення архіву в спеціально побудованому будинку, але найчастіше для зберігання архівних документів організації пристосовують вже наявне у них будинок або приміщення.

Які основні вимоги пред'являються до приміщення архіву?

Основними вимогами до приміщень архіву є:

  • розташування сховища в адміністративній будівлі (не можна розміщувати сховище документів в будівлях, зайнятих службами громадського харчування, харчовими складами, організаціями, що зберігають агресивні і пожежонебезпечні речовини або застосовують пожежонебезпечні і хімічні технології);
  • приміщення не повинно бути старим (старим), сирим, неопалюваним, що не відповідає санітарно-гігієнічним вимогам;
  • приміщення повинно бути безпечним в пожежному відношенні, гарантованим від затоплення, повинно мати запасний вихід, в приміщенні не повинно бути газових і водоносних магістральних трубопроводів.

Зверніть увагу!
Не рекомендується розміщувати сховище документів в підвальних приміщеннях і на верхніх поверхах будівлі або переобладнати під архів горищні приміщення

Звичайно, виключення з правил можуть бути: наприклад, якщо підвал сухий і опалювальний і є штучна вентиляція, що забезпечує дво- або триразовий повітрообмін в годину, а на верхніх поверхах може бути створений нормальний температурно-вологісний режим.

Особливі вимоги пред'являються до електропроводки: вона повинна бути прихованою, штепсельні розетки - герметичними, переносна електроапаратура повинна мати гумову ізоляцію шнурів. Загальні і поверхові рубильники повинні розташовуватися поза приміщеннями сховищ.

Архів організації: завдання, функції, вимоги

Зберігання документів - одна з функцій будь-якої юридичної особи, якщо буде державним підприємством або комерційною фірмою. Здавалося б, чого простіше - виділити приміщення, ввести штатну одиницю для роботи з архівом і передати туди всі документи! Але на ділі виникає маса питань: починаючи з того, як правильно обладнати приміщення для документів, і закінчуючи тим, де їх слід зберігати, якщо організувати власний архів важко. Створення архіву, його функціонування, використання архівних документів - все це має на увазі комплекс організаційних заходів, деякі фінансові витрати і, само собою зрозуміло, наявність кваліфікованих кадрів. Сьогодні ми поговоримо про те, як обладнати власний архів, а також про те, як забезпечити збереження архівних документів (в т. Ч. Документів з особового складу) в разі неможливості створення власного архіву.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • якими нормативними актами можна керуватися при організації зберігання документів
  • як організувати зберігання документів, якщо немає можливості створити архів
  • що необхідно для створення архіву організації
  • які вимоги пред'являються до архівних приміщень

Сьогодні темою нашої розмови буде організація власного архіву в компанії. Отже, якими є завдання і функції архіву, і в яких умовах повинні зберігатися документи?

Нормативне регулювання діяльності АРХІВУ

словник кадровика
Архів - установа або структурний підрозділ організації, що здійснює зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів

Номенклатура справ: приклад

Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (далі - Закон про архівну справу ) В ст. 17 встановлює: державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в т. Ч. Документів з особового складу протягом термінів їх зберігання. Як бачимо, документи з особового складу окремо виділені в комплексі документів, що утворюються в діяльності організації.

Прочитайте корисні статті по темі:

Зверніть увагу!
Кожен роботодавець повинен забезпечити збереження і можливість подальшого використання документів як у своїй поточній діяльності, так і для задоволення соціально-правових запитів громадян

Згідно п. 1 розпорядження Уряду РФ від 21.03.1994 № 358 - «Про забезпечення схоронності документів з особового складу» засновникам знову утворюються юридичних осіб, які є комерційними і некомерційними організаціями, рекомендовано включати в свої установчі документи положення, що стосуються забезпечення обліку і схоронності документів з особового складу, а також своєчасної передачі їх на державне зберігання у встановленому порядку при реорганізації або ліквідації юридичної особи.

Більш повні роз'яснення дивіться у відео:

Дані положення законодавства спрямовані на забезпечення схоронності документів з особового складу працівників, що вивільняються в результаті реорганізації та ліквідації юридичних осіб, а також соціальної захищеності громадян, які виконують роботу за трудовим договором.

Положення, що передбачають обов'язок організації зберігати документи, є і в ряді інших законодавчих актів і в інших нормативних правових актах, що регламентують діяльність організацій певного типу.

Порада
Основні правила розроблялися для архівів організацій - джерел комплектування державних або муніципальних архівів і за своїм характером є рекомендаційним документом, однак і будь-які інші організації цілком можуть їх використовувати

В ході комплектування архіву документами, обліку архівних документів, забезпечення їх охорони і використання архіви організацій керуються Основними правилами роботи архівів організацій, схвалених рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002 (далі - Основні правила).

Я працюю у відділі кадрів недержавного підприємства. Нещодавно мені доручили роботу з документами, що підлягають зберіганню в архіві. Однак архіву у нас немає. Як бути в такій ситуації? Як забезпечити збереження цих документів? Чи потрібно в такому випадку створити архів, або це обов'язок тільки державних установ?

Відповідно до п. 1 ст. 13 Закону про архівну справу тільки державні органи, органи місцевого самоврядування муніципального району та міського округу зобов'язані створювати архіви з метою зберігання, комплектування, обліку та використання утворилися в процесі їх діяльності документів. Що ж стосується недержавних організацій, то вони, як то кажуть в законі, «має право створювати архіви», але «зобов'язані забезпечити збереженість документів». Це означає, що недержавні організації можуть створювати або не створювати архів, але незалежно від цього повинні дбати про безпеку документів.

Яким чином можна це зробити? Відразу обмовимося, що, не створюючи спеціального приміщення для архівного зберігання документації, забезпечити їх збереження протягом тривалого часу практично неможливо. Тому якщо у вашій організації неможливо створити власний архів, то для виконання вимог щодо забезпечення збереженості документів ви можете скористатися послугами державного (муніципального) або комерційного архіву, уклавши договір і передавши документи на так зване Позаофісне зберігання.

Якщо у роботодавця немає можливості створити архів, яким чином організувати зберігання документів з особового складу, завершених у діловодстві?

В даному випадку зберігання документів з особового складу має бути організовано в службі кадрів. Звичайно, буде правильніше, якщо у кадровиків знайдеться можливість розмістити архівні документи в окремому приміщенні або в відокремленої, відокремленої, частині виробничого приміщення. Сенс цього полягає в тому, що, по-перше, архів кадрової служби повинен бути відділений від поточної документації, по-друге, в те приміщення або ту частину приміщення, де зберігається архів кадрової служби, не повинно бути доступу для сторонніх, т. Е . які не є працівниками кадрової служби осіб.

СТВОРЕННЯ АРХІВУ

Залежно від обсягу документообігу архів створюється як самостійний структурний підрозділ організації або підрозділ в складі служби діловодства (секретаріату).

Щоб створити архів організації, необхідно виконати комплекс заходів:

  • вибір і обладнання приміщення,
  • технічне оснащення архіву,
  • створення нормативних умов зберігання,
  • організація архівних документів в архівосховище,
  • розробка та затвердження нормативних документів архіву.

Всі ці заходи дозволять забезпечити підтримку архівних документів в нормальному фізичному стані.

Архів розміщують в спеціально пристосованих для зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях.

У нашій організації давно обговорюється можливість створення свого архіву, вже виділено приміщення та розпочато роботи з його підготовки до зберігання документів. А ось які вимоги пред'явля- ються до працівників архіву? Чи завжди ці функції повинен виконувати окремий співробітник, або посаду архіваріуса може поєднувати, наприклад, секретар?

Архіваріус організовує роботу архіву і відповідає за виконання завдань, покладених на архів. Він проходить інструктаж, а в необхідних випадках - стажування в державному архіві, куди в подальшому будуть передаватися документи організації на зберігання.

Функції архіваріуса може виконувати і співробітник іншого структурного підрозділу. В даному випадку ця робота для нього буде сумісництвом.

Відповідь на питання про те, чи повинен архівом займатися співробітник, чиєю єдиною обов'язком буде саме ведення архіву, залежить від кількості документації, яка оформлюється на зберігання, і обсягу роботи. У разі якщо організація велика і архів в ній досить великий, рекомендуємо внести в штатний розклад посаду працівника архіву. Доцільно також скласти посадову інструкцію, вказавши види робіт, покладених на працівника архіву, його права та обов'язки.

Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, який складається архівом, узгоджується з керівниками структурних підрозділів, що передають документи, і затверджується співробітником архіву.

Прийом кожної справи проводиться керівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу.

Оскільки архів організації призначений не тільки для зберігання документів, але і для їх використання, необхідно встановити регламент видачі документів з архіву за заявками співробітників, а також сторонніх організацій.

У пункті 4.5.4 Основних правил встановлено, що видача документів повинна реєструватися в книгах видачі справ працівникам організації, а також в книгах видачі справ у тимчасове користування іншим організаціям.

Форма книги видачі документів

збільшити зображення

Процес оформляється замовленнями (вимогами) на видачу справ співробітникам організації, актами про видачу справ у тимчасове користування іншим організаціям, в т. Ч. Органам суду і прокуратури.

Форма замовлення (вимоги) на видачу документів співробітникам організації

збільшити зображення

Форма акта про видачу справ у тимчасове користування

Форма акта про видачу справ у тимчасове користування

Збільшити верхню фрагмент

Збільшити нижній фрагмент

Термін видачі документів у тимчасове користування не може перевищувати одного місяця для використання працівниками організації та трьох місяців - для тимчасового користування іншими організаціями (п. 4.5.2 Основних правил).

ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВІ: СТАТУС, СКЛАД, ЗАВДАННЯ

Як будь-який структурний підрозділ організації, архів, як правило, діє на підставі положення про структурний підрозділ - положення про архів, що затверджується керівником організації, а співробітники архіву - на підставі посадових інструкцій.

Положення про архів організації

завантажити бланк

завантажити приклад

При розробці комплексу цих документів рекомендуємо ґрунтуватися на Примірне положення про архів державної установи, організації, підприємства, затв. наказом Роскомархіва від 18.08.1992 № 176 . Примірне положення поширюється на архіви організацій, що створюють в процесі своєї діяльності документи Архівного фонду РФ. Якщо організація (як державна, так і недержавна) не є джерелом комплектування державного або муніципального архіву і не передає свої документи в установленому порядку до відповідного архів, вона повинна виключити з положення про архіві все, що відноситься до документів Архівного фонду РФ.

Положення про архів організації визначає статус архіву, його завдання, функції, права та відповідальність, склад документів.

Так, основними завданнями архіву організації є:

  • комплектування архіву документами (склад документів, що надходять на зберігання до архіву, повинен бути передбачений в окремому розділі положення про архів);
  • облік і забезпечення схоронності документів;
  • створення науково-довідкового апарату до документів архіву;
  • використання зберігаються в архіві документів.

Якщо в процесі діяльності організації створюються документи, які стосуються архівного фонду РФ, то одним з найважливіших завдань архіву є підготовка і передача цієї частини документації на постійне зберігання відповідно до термінів і вимог, встановлених законодавчими та іншими нормативно-правовими актами в галузі архівної справи, прийнятими російською Федерацією та суб'єктами РФ.

З завдань архіву випливають виконувані ним функції, до основних з яких відносяться:

1) ведення списків організацій і (або) структурних підрозділів організації - джерел комплектування архіву;

2) прийом упорядкованих документів від структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву;

3) облік і забезпечення схоронності прийнятих в архів документів;

4) створення та підтримка в актуальному стані науково-довідкового апарату до документів архіву;

5) інформаційне обслуговування керівників і структурних підрозділів організації;

6) організація використання документів за запитами організацій і приватних осіб, облік і аналіз використання архівних документів організації;

7) підготовка відповідей на соціально-правові запити громадян;

8) проведення експертизи цінності документів, організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання в державний чи муніципальний архів (якщо організація є джерелом комплектування відповідного архіву);

9) перевірка правильності формування та оформлення справ в структурних підрозділах організацій та інших організаціях - джерелах комплектування;

10) організація роботи по складанню номенклатури справ організації;

11) надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам в роботі з документами;

12) участь в розробці нормативних і методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління;

13) участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників архіву і служби документаційного забезпечення управління, в т. Ч. В організаціях - джерелах комплектування архіву.

ВИМОГИ ДО архівних ПРИМІЩЕНЬ

Вимоги до будівель та приміщень архіву встановлені п. 4.2 Основних правил. В першу чергу варто врахувати, що розміщення архіву не допускається в старих будівлях, дерев'яних будівлях, будівлях з сирими основними, підвальними, горищними приміщеннями, пічним опаленням. Призначені для зберігання архівних документів приміщення в пристосованих будівлях повинні бути ізольовані.

В даний час в нашій організації створюється архів. Що потрібно врахувати при виборі і підготовці приміщення архіву, в якому в майбутньому будуть зберігатися наші документи?

Вибираючи будинок (приміщення), що підходить для зберігання архівних документів, враховуйте, що для повноцінної роботи архіву необхідні наступні відокремлені приміщення:

1) архівосховище;

2) приміщення для прийому, тимчасового зберігання документів, акліматизації документів;

3) приміщення для використання документів;

4) робочі кімнати (кімната) співробітників архіву.

Якщо у вас немає можливості відвести під архів кілька кімнат, а весь архів повинен розташовуватися в одному приміщенні, необхідно розділити його перегородками, відокремивши, як мінімум, сховище документів від робочої зони.

Архів організації слід розташувати в спеціально побудованому або пристосованому для зберігання документів будівлі або окремому приміщенні. Це приміщення повинно бути віддалене від небезпечних з точки зору пожежної безпеки об'єктів. До таких, наприклад, можна віднести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражі. Поблизу будівлі (приміщення) архіву не повинно бути і об'єктів, що забруднюють повітря.

Ідеальним випадком є ​​розміщення архіву в спеціально побудованому будинку, але найчастіше для зберігання архівних документів організації пристосовують вже наявне у них будинок або приміщення.

Які основні вимоги пред'являються до приміщення архіву?

Основними вимогами до приміщень архіву є:

  • розташування сховища в адміністративній будівлі (не можна розміщувати сховище документів в будівлях, зайнятих службами громадського харчування, харчовими складами, організаціями, що зберігають агресивні і пожежонебезпечні речовини або застосовують пожежонебезпечні і хімічні технології);
  • приміщення не повинно бути старим (старим), сирим, неопалюваним, що не відповідає санітарно-гігієнічним вимогам;
  • приміщення повинно бути безпечним в пожежному відношенні, гарантованим від затоплення, повинно мати запасний вихід, в приміщенні не повинно бути газових і водоносних магістральних трубопроводів.

Зверніть увагу!
Не рекомендується розміщувати сховище документів в підвальних приміщеннях і на верхніх поверхах будівлі або переобладнати під архів горищні приміщення

Звичайно, виключення з правил можуть бути: наприклад, якщо підвал сухий і опалювальний і є штучна вентиляція, що забезпечує дво- або триразовий повітрообмін в годину, а на верхніх поверхах може бути створений нормальний температурно-вологісний режим.

Особливі вимоги пред'являються до електропроводки: вона повинна бути прихованою, штепсельні розетки - герметичними, переносна електроапаратура повинна мати гумову ізоляцію шнурів. Загальні і поверхові рубильники повинні розташовуватися поза приміщеннями сховищ.

Обробка приміщень сховище проводять з Використання неагресивний, непілящіх матеріалів, а в системах и засоби пожежогасіння застосовують нейтральні, Безпечні для документів Речовини. У сховищах забороняється застосування вогню, нагрівальних приладів, розміщення сторонніх об'єктів.

Я працюю менеджером з персоналу. Не так давно в нашій організації відвели приміщення під архів. Обладнали його за всіма нормами відповідним чином. В наступному місяці наш керівник передбачає ввести приміщення в експлуатацію. Підготовку доручив мені, а як правильно це зробити - я поняття не маю. Яка процедура введення в експлуатацію приміщення, призначеного для роботи архіву?

Остаточне рішення про придатність того чи іншого будинку (приміщення) для архіву організації приймається з урахуванням висновків Державного пожежного нагляду та санепідемстанції. Тільки після відповідної експертизи архів розміщують в пристосованих будівлях або приміщеннях організації.

Така експертиза потрібна для визначення вогнестійкості будівель або приміщень, довговічності основних конструкцій, а також міцності міжповерхових перекриттів з урахуванням потенційних навантажень, наявності та стану опалювальних і вентиляційних систем. Вона проводиться силами представників самої організації (як правило, співробітників архіву), пожежних, охоронних, будівельних, санітарно-епідеміологічних та інших спеціальних служб. За підсумками експертизи складається відповідний акт.

РЕЖИМИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Одна з найважливіших завдань архіву - забезпечення схоронності документів. З цією метою слід створити оптимальні умови їх утримання. Документи повинні зберігатися в умовах, що забезпечують їх захист від пошкоджень, шкідливих впливів навколишнього середовища і виключають їх втрату. Відповідно в архіві повинні дотримуватися певний світловий, температурно-вологісний і санітарно-гігієнічний режими.

світловий режим

Архівні документи на паперовому носії слід зберігати в темряві, тому природне освітлення в архівосховище допускається за умови застосування на вікнах світлорозсіювачів, захисних фільтрів, штор, жалюзі, забарвлення стекол. Для захисту документів від дії світла їх розміщують в шафах або на стелажах в картонних коробках, папках або інших контейнерах, виготовлених з нешкідливих для документів матеріалів.

Всі види робіт з архівними документами повинні проводитися при обмежених або технологічно необхідних рівнях освітлення. Для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах з гладкою поверхнею. Допускається застосування люмінесцентних ламп.

Температурно-вологісний режим

Основні правила встановлюють параметри температурно-вологісного режиму в приміщенні архіву.

Вимоги до температурно-вологісного режиму зберігання документів

Вид документації Температура, ° С Відносна вологість повітря,% Паперові документи 17-19 50-55 Чорно-білі плівкові матеріали 15 40-55 Кольорові плівкові матеріали 2-5 40-55 Документи на магнітних дисках і дискових накопичувачах 8-18 45-65 документи на магнітних стрічках 8-18 15-50 документи на оптичних дисках 10-23 20-50

скачать таблицю

Для контролю рівня температури і вологості в сховище встановлюють прилади (термометри - для вимірювання температури повітря; психрометри - для вимірювання одночасно температури повітря і вологості; гігрометри - для вимірювання вологості повітря). Контрольно-вимірювальні прилади встановлюються в головному проході сховища, подалі від опалювальних та вентиляційних систем. Показання приладів фіксуються в журналах обліку: в кондиціонованих приміщеннях - один раз в тиждень, в приміщеннях з нерегульованим режимом - два рази на тиждень, при порушенні режиму зберігання - щодня.

Зверніть увагу!
При наявності рекомендацій фірм-виробників, що встановлюють спеціальні режими зберігання носіїв, слід дотримуватися рекомендацій виробника

У архівосховище неприпустимі різкі коливання температури і вологості. При тривалому підвищенні відносної вологості повітря до 80-90% необхідно вживати заходів щодо нормалізації умов зберігання документів (Інтенсивне провітрювання, осушення сховищ, усунення причин зростання вологості).

Санітарно-гігієнічний режим

Щоб уникнути появи в архіві цвілі, гризунів, комах, пилу приміщення архіву повинні міститися в чистоті. У сховищі повинна бути забезпечена вільна циркуляція повітря, що виключає утворення непровітрюваних зон, небезпечних в санітарно-біологічному відношенні.

У архівосховище необхідно:

  • не рідше одного разу на рік проводити знепилювання коробок з документами, шаф, стелажів і приміщень;
  • не рідше одного разу на місяць проводити вологе прибирання приміщень із застосуванням антисептиків.

Рекомендується два рази в рік (на початку і після закінчення опалювального сезону) обстежувати приміщення сховища і документів для своєчасного виявлення комах і цвілі. При виявленні біологічних шкідників вживають термінових заходів з дезінфекції та дезінсекції документів і приміщень.

Обладнання архівосховищ ЗАСОБАМИ ЗБЕРІГАННЯ

Для розміщення документів в архіві організації використовують металеві стелажі або металеві шафи.

Стелажі встановлюють перпендикулярно стінам з віконними прорізами, а в приміщенні без вікон - з урахуванням особливостей приміщення і обладнання. Не можна розміщувати стелажі (шафи) впритул до зовнішніх стін будівлі через можливість їх промерзання або впритул до джерел тепла через можливість перегріву.

Норми розстановки засобів зберігання також встановлені Основними правилами.

Норми розстановки засобів зберігання

Розташування засобів зберігання Норми розстановки, см Відстань між рядами стелажів (головний прохід) 120 Відстань (прохід) між стелажами 75 Відстань між зовнішньою стіною будівлі і стелажами, паралельними стіні 75 Відстань між стіною і торцем стелажу або шафи (обхід) 45 Відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа (шафи) Не менш 15 Відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа (шафи) в цокольних поверхах Не менш 30

скачать таблицю

Зараз наша організація обладнає архів. Мені доручили визначити, яка площа для цього буде потрібно. Підкажіть, як розрахувати площа для розміщення архіву?

Існує розроблена фахівцями методика розрахунку площ під розміщення архіву. При визначенні площі виходять з наступних даних:

  • стелаж довжиною 1 м вміщає 30 папок типу «Корона» або 50 папок-швидкозшивачів;
  • звичайний архівний стелаж висотою 2 м 30 см має 12 полиць.

Таким чином, на одному стелажі розміщується: максимум - 600 справ, мінімум - 350-400 справ.

При підрахунку потрібно також враховувати: відстань між стелажами - не менше 0,8 м, ширина стандартного стелажа - 65 см, довжина-трохи більше 1 м, з огляду на товщину бічних стійок.

Як правильно розмістити документи в архівосховище?

Зверніть увагу!
Для розрахунку площ необхідно знати кількість справ, що підлягають зберіганню, а також враховувати, скільки справ надійде на зберігання як мінімум в найближчі три-п'ять років

Порядок розташування документів в сховище визначається планом (схемою) їх розміщення. Для закріплення місця розташування документів в архівосховище все приміщення архіву, а також стелажі, шафи, полиці нумеруються зверху вниз, зліва направо, від вхідних дверей за годинниковою стрілкою. Крім того, складаються постеллажние, а якщо в архіві організації зберігаються документи кількох фондів (наприклад, в архіві організації зберігаються документи організації до її акціонування або документи головної організації і її філій - в цих випадках архіви організації до акціонування і після будуть окремими фондами, так само як і архів головної організації і архіви філій), то і пофондового покажчики, де позначається місце розміщення документів.

Форма картки пофондового топографічного покажчика

Форма картки пофондового топографічного покажчика

збільшити зображення

Орієнтовна форма картки постеллажного топографічного покажчика

збільшити зображення

Зверніть увагу!
Якщо в організації немає особи, яка відповідає за зберігання документів, відповідальність за їх збереження несе керівник організації

Картки постеллажного топографічного покажчика складаються на кожен стелаж і прикріплюються на його торцевій стороні. Картки пофондового топографічного покажчика складаються на кожен фонд і розташовуються в картотеці в порядку номерів фондів.

Звичайно, співробітники архіву структурного підрозділу, наприклад кадрової служби, можуть пам'ятати, в якому порядку розміщені документи, і без покажчиків (як правило, в цьому випадку документи розміщуються за роками від найбільш ранніх до більш пізніх).

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ ПРАВИЛ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

Відповідальність за порушення правил зберігання архівних документів організації встановлена ст. 13.20 КоАП РФ . Вона покладається на керівника архіву організації або співробітника, відповідального за ведення архіву. У разі відсутності особи, відповідальної за зберігання документів, відповідати за їх збереження буде керівник організації.

Архів організації: завдання, функції, вимоги

Зберігання документів - одна з функцій будь-якої юридичної особи, якщо буде державним підприємством або комерційною фірмою. Здавалося б, чого простіше - виділити приміщення, ввести штатну одиницю для роботи з архівом і передати туди всі документи! Але на ділі виникає маса питань: починаючи з того, як правильно обладнати приміщення для документів, і закінчуючи тим, де їх слід зберігати, якщо організувати власний архів важко. Створення архіву, його функціонування, використання архівних документів - все це має на увазі комплекс організаційних заходів, деякі фінансові витрати і, само собою зрозуміло, наявність кваліфікованих кадрів. Сьогодні ми поговоримо про те, як обладнати власний архів, а також про те, як забезпечити збереження архівних документів (в т. Ч. Документів з особового складу) в разі неможливості створення власного архіву.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • якими нормативними актами можна керуватися при організації зберігання документів
  • як організувати зберігання документів, якщо немає можливості створити архів
  • що необхідно для створення архіву організації
  • які вимоги пред'являються до архівних приміщень

Сьогодні темою нашої розмови буде організація власного архіву в компанії. Отже, якими є завдання і функції архіву, і в яких умовах повинні зберігатися документи?

Нормативне регулювання діяльності АРХІВУ

словник кадровика
Архів - установа або структурний підрозділ організації, що здійснює зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів

Номенклатура справ: приклад

Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (далі - Закон про архівну справу ) В ст. 17 встановлює: державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в т. Ч. Документів з особового складу протягом термінів їх зберігання. Як бачимо, документи з особового складу окремо виділені в комплексі документів, що утворюються в діяльності організації.

Прочитайте корисні статті по темі:

Зверніть увагу!
Кожен роботодавець повинен забезпечити збереження і можливість подальшого використання документів як у своїй поточній діяльності, так і для задоволення соціально-правових запитів громадян

Згідно п. 1 розпорядження Уряду РФ від 21.03.1994 № 358 - «Про забезпечення схоронності документів з особового складу» засновникам знову утворюються юридичних осіб, які є комерційними і некомерційними організаціями, рекомендовано включати в свої установчі документи положення, що стосуються забезпечення обліку і схоронності документів з особового складу, а також своєчасної передачі їх на державне зберігання у встановленому порядку при реорганізації або ліквідації юридичної особи.

Більш повні роз'яснення дивіться у відео:

Дані положення законодавства спрямовані на забезпечення схоронності документів з особового складу працівників, що вивільняються в результаті реорганізації та ліквідації юридичних осіб, а також соціальної захищеності громадян, які виконують роботу за трудовим договором.

Положення, що передбачають обов'язок організації зберігати документи, є і в ряді інших законодавчих актів і в інших нормативних правових актах, що регламентують діяльність організацій певного типу.

Порада
Основні правила розроблялися для архівів організацій - джерел комплектування державних або муніципальних архівів і за своїм характером є рекомендаційним документом, однак і будь-які інші організації цілком можуть їх використовувати

В ході комплектування архіву документами, обліку архівних документів, забезпечення їх охорони і використання архіви організацій керуються Основними правилами роботи архівів організацій, схвалених рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002 (далі - Основні правила).

Я працюю у відділі кадрів недержавного підприємства. Нещодавно мені доручили роботу з документами, що підлягають зберіганню в архіві. Однак архіву у нас немає. Як бути в такій ситуації? Як забезпечити збереження цих документів? Чи потрібно в такому випадку створити архів, або це обов'язок тільки державних установ?

Відповідно до п. 1 ст. 13 Закону про архівну справу тільки державні органи, органи місцевого самоврядування муніципального району та міського округу зобов'язані створювати архіви з метою зберігання, комплектування, обліку та використання утворилися в процесі їх діяльності документів. Що ж стосується недержавних організацій, то вони, як то кажуть в законі, «має право створювати архіви», але «зобов'язані забезпечити збереженість документів». Це означає, що недержавні організації можуть створювати або не створювати архів, але незалежно від цього повинні дбати про безпеку документів.

Яким чином можна це зробити? Відразу обмовимося, що, не створюючи спеціального приміщення для архівного зберігання документації, забезпечити їх збереження протягом тривалого часу практично неможливо. Тому якщо у вашій організації неможливо створити власний архів, то для виконання вимог щодо забезпечення збереженості документів ви можете скористатися послугами державного (муніципального) або комерційного архіву, уклавши договір і передавши документи на так зване Позаофісне зберігання.

Якщо у роботодавця немає можливості створити архів, яким чином організувати зберігання документів з особового складу, завершених у діловодстві?

В даному випадку зберігання документів з особового складу має бути організовано в службі кадрів. Звичайно, буде правильніше, якщо у кадровиків знайдеться можливість розмістити архівні документи в окремому приміщенні або в відокремленої, відокремленої, частині виробничого приміщення. Сенс цього полягає в тому, що, по-перше, архів кадрової служби повинен бути відділений від поточної документації, по-друге, в те приміщення або ту частину приміщення, де зберігається архів кадрової служби, не повинно бути доступу для сторонніх, т. Е . які не є працівниками кадрової служби осіб.

СТВОРЕННЯ АРХІВУ

Залежно від обсягу документообігу архів створюється як самостійний структурний підрозділ організації або підрозділ в складі служби діловодства (секретаріату).

Щоб створити архів організації, необхідно виконати комплекс заходів:

  • вибір і обладнання приміщення,
  • технічне оснащення архіву,
  • створення нормативних умов зберігання,
  • організація архівних документів в архівосховище,
  • розробка та затвердження нормативних документів архіву.

Всі ці заходи дозволять забезпечити підтримку архівних документів в нормальному фізичному стані.

Архів розміщують в спеціально пристосованих для зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях.

У нашій організації давно обговорюється можливість створення свого архіву, вже виділено приміщення та розпочато роботи з його підготовки до зберігання документів. А ось які вимоги пред'явля- ються до працівників архіву? Чи завжди ці функції повинен виконувати окремий співробітник, або посаду архіваріуса може поєднувати, наприклад, секретар?

Архіваріус організовує роботу архіву і відповідає за виконання завдань, покладених на архів. Він проходить інструктаж, а в необхідних випадках - стажування в державному архіві, куди в подальшому будуть передаватися документи організації на зберігання.

Функції архіваріуса може виконувати і співробітник іншого структурного підрозділу. В даному випадку ця робота для нього буде сумісництвом.

Відповідь на питання про те, чи повинен архівом займатися співробітник, чиєю єдиною обов'язком буде саме ведення архіву, залежить від кількості документації, яка оформлюється на зберігання, і обсягу роботи. У разі якщо організація велика і архів в ній досить великий, рекомендуємо внести в штатний розклад посаду працівника архіву. Доцільно також скласти посадову інструкцію, вказавши види робіт, покладених на працівника архіву, його права та обов'язки.

Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, який складається архівом, узгоджується з керівниками структурних підрозділів, що передають документи, і затверджується співробітником архіву.

Прийом кожної справи проводиться керівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу.

Оскільки архів організації призначений не тільки для зберігання документів, але і для їх використання, необхідно встановити регламент видачі документів з архіву за заявками співробітників, а також сторонніх організацій.

У пункті 4.5.4 Основних правил встановлено, що видача документів повинна реєструватися в книгах видачі справ працівникам організації, а також в книгах видачі справ у тимчасове користування іншим організаціям.

Форма книги видачі документів

збільшити зображення

Процес оформляється замовленнями (вимогами) на видачу справ співробітникам організації, актами про видачу справ у тимчасове користування іншим організаціям, в т. Ч. Органам суду і прокуратури.

Форма замовлення (вимоги) на видачу документів співробітникам організації

збільшити зображення

Форма акта про видачу справ у тимчасове користування

Форма акта про видачу справ у тимчасове користування

Збільшити верхню фрагмент

Збільшити нижній фрагмент

Термін видачі документів у тимчасове користування не може перевищувати одного місяця для використання працівниками організації та трьох місяців - для тимчасового користування іншими організаціями (п. 4.5.2 Основних правил).

ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВІ: СТАТУС, СКЛАД, ЗАВДАННЯ

Як будь-який структурний підрозділ організації, архів, як правило, діє на підставі положення про структурний підрозділ - положення про архів, що затверджується керівником організації, а співробітники архіву - на підставі посадових інструкцій.

Положення про архів організації

завантажити бланк

завантажити приклад

При розробці комплексу цих документів рекомендуємо ґрунтуватися на Примірне положення про архів державної установи, організації, підприємства, затв. наказом Роскомархіва від 18.08.1992 № 176 . Примірне положення поширюється на архіви організацій, що створюють в процесі своєї діяльності документи Архівного фонду РФ. Якщо організація (як державна, так і недержавна) не є джерелом комплектування державного або муніципального архіву і не передає свої документи в установленому порядку до відповідного архів, вона повинна виключити з положення про архіві все, що відноситься до документів Архівного фонду РФ.

Положення про архів організації визначає статус архіву, його завдання, функції, права та відповідальність, склад документів.

Так, основними завданнями архіву організації є:

  • комплектування архіву документами (склад документів, що надходять на зберігання до архіву, повинен бути передбачений в окремому розділі положення про архів);
  • облік і забезпечення схоронності документів;
  • створення науково-довідкового апарату до документів архіву;
  • використання зберігаються в архіві документів.

Якщо в процесі діяльності організації створюються документи, які стосуються архівного фонду РФ, то одним з найважливіших завдань архіву є підготовка і передача цієї частини документації на постійне зберігання відповідно до термінів і вимог, встановлених законодавчими та іншими нормативно-правовими актами в галузі архівної справи, прийнятими російською Федерацією та суб'єктами РФ.

З завдань архіву випливають виконувані ним функції, до основних з яких відносяться:

1) ведення списків організацій і (або) структурних підрозділів організації - джерел комплектування архіву;

2) прийом упорядкованих документів від структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву;

3) облік і забезпечення схоронності прийнятих в архів документів;

4) створення та підтримка в актуальному стані науково-довідкового апарату до документів архіву;

5) інформаційне обслуговування керівників і структурних підрозділів організації;

6) організація використання документів за запитами організацій і приватних осіб, облік і аналіз використання архівних документів організації;

7) підготовка відповідей на соціально-правові запити громадян;

8) проведення експертизи цінності документів, організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання в державний чи муніципальний архів (якщо організація є джерелом комплектування відповідного архіву);

9) перевірка правильності формування та оформлення справ в структурних підрозділах організацій та інших організаціях - джерелах комплектування;

10) організація роботи по складанню номенклатури справ організації;

11) надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам в роботі з документами;

12) участь в розробці нормативних і методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління;

13) участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників архіву і служби документаційного забезпечення управління, в т. Ч. В організаціях - джерелах комплектування архіву.

ВИМОГИ ДО архівних ПРИМІЩЕНЬ

Вимоги до будівель та приміщень архіву встановлені п. 4.2 Основних правил. В першу чергу варто врахувати, що розміщення архіву не допускається в старих будівлях, дерев'яних будівлях, будівлях з сирими основними, підвальними, горищними приміщеннями, пічним опаленням. Призначені для зберігання архівних документів приміщення в пристосованих будівлях повинні бути ізольовані.

В даний час в нашій організації створюється архів. Що потрібно врахувати при виборі і підготовці приміщення архіву, в якому в майбутньому будуть зберігатися наші документи?

Вибираючи будинок (приміщення), що підходить для зберігання архівних документів, враховуйте, що для повноцінної роботи архіву необхідні наступні відокремлені приміщення:

1) архівосховище;

2) приміщення для прийому, тимчасового зберігання документів, акліматизації документів;

3) приміщення для використання документів;

4) робочі кімнати (кімната) співробітників архіву.

Якщо у вас немає можливості відвести під архів кілька кімнат, а весь архів повинен розташовуватися в одному приміщенні, необхідно розділити його перегородками, відокремивши, як мінімум, сховище документів від робочої зони.

Архів організації слід розташувати в спеціально побудованому або пристосованому для зберігання документів будівлі або окремому приміщенні. Це приміщення повинно бути віддалене від небезпечних з точки зору пожежної безпеки об'єктів. До таких, наприклад, можна віднести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражі. Поблизу будівлі (приміщення) архіву не повинно бути і об'єктів, що забруднюють повітря.

Ідеальним випадком є ​​розміщення архіву в спеціально побудованому будинку, але найчастіше для зберігання архівних документів організації пристосовують вже наявне у них будинок або приміщення.

Які основні вимоги пред'являються до приміщення архіву?

Основними вимогами до приміщень архіву є:

  • розташування сховища в адміністративній будівлі (не можна розміщувати сховище документів в будівлях, зайнятих службами громадського харчування, харчовими складами, організаціями, що зберігають агресивні і пожежонебезпечні речовини або застосовують пожежонебезпечні і хімічні технології);
  • приміщення не повинно бути старим (старим), сирим, неопалюваним, що не відповідає санітарно-гігієнічним вимогам;
  • приміщення повинно бути безпечним в пожежному відношенні, гарантованим від затоплення, повинно мати запасний вихід, в приміщенні не повинно бути газових і водоносних магістральних трубопроводів.

Зверніть увагу!
Не рекомендується розміщувати сховище документів в підвальних приміщеннях і на верхніх поверхах будівлі або переобладнати під архів горищні приміщення

Звичайно, виключення з правил можуть бути: наприклад, якщо підвал сухий і опалювальний і є штучна вентиляція, що забезпечує дво- або триразовий повітрообмін в годину, а на верхніх поверхах може бути створений нормальний температурно-вологісний режим.

Особливі вимоги пред'являються до електропроводки: вона повинна бути прихованою, штепсельні розетки - герметичними, переносна електроапаратура повинна мати гумову ізоляцію шнурів. Загальні і поверхові рубильники повинні розташовуватися поза приміщеннями сховищ.

Обробку приміщень сховищ проводять з використанням неагресивних, непилящіх матеріалів, а в системах і засобах пожежогасіння застосовують нейтральні, безпечні для документів речовини. У сховищах забороняється застосування вогню, нагрівальних приладів, розміщення сторонніх об'єктів.

Я працюю менеджером з персоналу. Не так давно в нашій організації відвели приміщення під архів. Обладнали його за всіма нормами відповідним чином. В наступному місяці наш керівник передбачає ввести приміщення в експлуатацію. Підготовку доручив мені, а як правильно це зробити - я поняття не маю. Яка процедура введення в експлуатацію приміщення, призначеного для роботи архіву?

Остаточне рішення про придатність того чи іншого будинку (приміщення) для архіву організації приймається з урахуванням висновків Державного пожежного нагляду та санепідемстанції. Тільки після відповідної експертизи архів розміщують в пристосованих будівлях або приміщеннях організації.

Така експертиза потрібна для визначення вогнестійкості будівель або приміщень, довговічності основних конструкцій, а також міцності міжповерхових перекриттів з урахуванням потенційних навантажень, наявності та стану опалювальних і вентиляційних систем. Вона проводиться силами представників самої організації (як правило, співробітників архіву), пожежних, охоронних, будівельних, санітарно-епідеміологічних та інших спеціальних служб. За підсумками експертизи складається відповідний акт.

РЕЖИМИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Одна з найважливіших завдань архіву - забезпечення схоронності документів. З цією метою слід створити оптимальні умови їх утримання. Документи повинні зберігатися в умовах, що забезпечують їх захист від пошкоджень, шкідливих впливів навколишнього середовища і виключають їх втрату. Відповідно в архіві повинні дотримуватися певний світловий, температурно-вологісний і санітарно-гігієнічний режими.

світловий режим

Архівні документи на паперовому носії слід зберігати в темряві, тому природне освітлення в архівосховище допускається за умови застосування на вікнах світлорозсіювачів, захисних фільтрів, штор, жалюзі, забарвлення стекол. Для захисту документів від дії світла їх розміщують в шафах або на стелажах в картонних коробках, папках або інших контейнерах, виготовлених з нешкідливих для документів матеріалів.

Всі види робіт з архівними документами повинні проводитися при обмежених або технологічно необхідних рівнях освітлення. Для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах з гладкою поверхнею. Допускається застосування люмінесцентних ламп.

Температурно-вологісний режим

Основні правила встановлюють параметри температурно-вологісного режиму в приміщенні архіву.

Вимоги до температурно-вологісного режиму зберігання документів

Вид документації Температура, ° С Відносна вологість повітря,% Паперові документи 17-19 50-55 Чорно-білі плівкові матеріали 15 40-55 Кольорові плівкові матеріали 2-5 40-55 Документи на магнітних дисках і дискових накопичувачах 8-18 45-65 документи на магнітних стрічках 8-18 15-50 документи на оптичних дисках 10-23 20-50

завантажити таблицю

Для контролю рівня температури і вологості в сховище встановлюють прилади (термометри - для вимірювання температури повітря; психрометри - для вимірювання одночасно температури повітря і вологості; гігрометри - для вимірювання вологості повітря). Контрольно-вимірювальні прилади встановлюються в головному проході сховища, подалі від опалювальних та вентиляційних систем. Показання приладів фіксуються в журналах обліку: в кондиціонованих приміщеннях - один раз в тиждень, в приміщеннях з нерегульованим режимом - два рази на тиждень, при порушенні режиму зберігання - щодня.

Зверніть увагу!
При наявності рекомендацій фірм-виробників, що встановлюють спеціальні режими зберігання носіїв, слід дотримуватися рекомендацій виробника

У архівосховище неприпустимі різкі коливання температури і вологості. При тривалому підвищенні відносної вологості повітря до 80-90% необхідно вживати заходів щодо нормалізації умов зберігання документів (Інтенсивне провітрювання, осушення сховищ, усунення причин зростання вологості).

Санітарно-гігієнічний режим

Щоб уникнути появи в архіві цвілі, гризунів, комах, пилу приміщення архіву повинні міститися в чистоті. У сховищі повинна бути забезпечена вільна циркуляція повітря, що виключає утворення непровітрюваних зон, небезпечних в санітарно-біологічному відношенні.

У архівосховище необхідно:

  • не рідше одного разу на рік проводити знепилювання коробок з документами, шаф, стелажів і приміщень;
  • не рідше одного разу на місяць проводити вологе прибирання приміщень із застосуванням антисептиків.

Рекомендується два рази в рік (на початку і після закінчення опалювального сезону) обстежувати приміщення сховища і документів для своєчасного виявлення комах і цвілі. При виявленні біологічних шкідників вживають термінових заходів з дезінфекції та дезінсекції документів і приміщень.

Обладнання архівосховищ ЗАСОБАМИ ЗБЕРІГАННЯ

Для розміщення документів в архіві організації використовують металеві стелажі або металеві шафи.

Стелажі встановлюють перпендикулярно стінам з віконними прорізами, а в приміщенні без вікон - з урахуванням особливостей приміщення і обладнання. Не можна розміщувати стелажі (шафи) впритул до зовнішніх стін будівлі через можливість їх промерзання або впритул до джерел тепла через можливість перегріву.

Норми розстановки засобів зберігання також встановлені Основними правилами.

Норми розстановки засобів зберігання

Розташування засобів зберігання Норми розстановки, см Відстань між рядами стелажів (головний прохід) 120 Відстань (прохід) між стелажами 75 Відстань між зовнішньою стіною будівлі і стелажами, паралельними стіні 75 Відстань між стіною і торцем стелажу або шафи (обхід) 45 Відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа (шафи) Не менш 15 Відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа (шафи) в цокольних поверхах Не менш 30

завантажити таблицю

Зараз наша організація обладнає архів. Мені доручили визначити, яка площа для цього буде потрібно. Підкажіть, як розрахувати площа для розміщення архіву?

Існує розроблена фахівцями методика розрахунку площ під розміщення архіву. При визначенні площі виходять з наступних даних:

  • стелаж довжиною 1 м вміщає 30 папок типу «Корона» або 50 папок-швидкозшивачів;
  • звичайний архівний стелаж висотою 2 м 30 см має 12 полиць.

Таким чином, на одному стелажі розміщується: максимум - 600 справ, мінімум - 350-400 справ.

При підрахунку потрібно також враховувати: відстань між стелажами - не менше 0,8 м, ширина стандартного стелажа - 65 см, довжина-трохи більше 1 м, з огляду на товщину бічних стійок.

Як правильно розмістити документи в архівосховище?

Зверніть увагу!
Для розрахунку площ необхідно знати кількість справ, що підлягають зберіганню, а також враховувати, скільки справ надійде на зберігання як мінімум в найближчі три-п'ять років

Порядок розташування документів в сховище визначається планом (схемою) їх розміщення. Для закріплення місця розташування документів в архівосховище все приміщення архіву, а також стелажі, шафи, полиці нумеруються зверху вниз, зліва направо, від вхідних дверей за годинниковою стрілкою. Крім того, складаються постеллажние, а якщо в архіві організації зберігаються документи кількох фондів (наприклад, в архіві організації зберігаються документи організації до її акціонування або документи головної організації і її філій - в цих випадках архіви організації до акціонування і після будуть окремими фондами, так само як і архів головної організації і архіви філій), то і пофондового покажчики, де позначається місце розміщення документів.

Форма картки пофондового топографічного покажчика

Форма картки пофондового топографічного покажчика

збільшити зображення

Орієнтовна форма картки постеллажного топографічного покажчика

збільшити зображення

Зверніть увагу!
Якщо в організації немає особи, яка відповідає за зберігання документів, відповідальність за їх збереження несе керівник організації

Картки постеллажного топографічного покажчика складаються на кожен стелаж і прикріплюються на його торцевій стороні. Картки пофондового топографічного покажчика складаються на кожен фонд і розташовуються в картотеці в порядку номерів фондів.

Звичайно, співробітники архіву структурного підрозділу, наприклад кадрової служби, можуть пам'ятати, в якому порядку розміщені документи, і без покажчиків (як правило, в цьому випадку документи розміщуються за роками від найбільш ранніх до більш пізніх).

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ ПРАВИЛ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

Відповідальність за порушення правил зберігання архівних документів організації встановлена ст. 13.20 КоАП РФ . Вона покладається на керівника архіву організації або співробітника, відповідального за ведення архіву. У разі відсутності особи, відповідальної за зберігання документів, відповідати за їх збереження буде керівник організації.

Отже, якими є завдання і функції архіву, і в яких умовах повинні зберігатися документи?
Як бути в такій ситуації?
Як забезпечити збереження цих документів?
Чи потрібно в такому випадку створити архів, або це обов'язок тільки державних установ?
Яким чином можна це зробити?
Якщо у роботодавця немає можливості створити архів, яким чином організувати зберігання документів з особового складу, завершених у діловодстві?
А ось які вимоги пред'явля- ються до працівників архіву?
Чи завжди ці функції повинен виконувати окремий співробітник, або посаду архіваріуса може поєднувати, наприклад, секретар?
Що потрібно врахувати при виборі і підготовці приміщення архіву, в якому в майбутньому будуть зберігатися наші документи?
Які основні вимоги пред'являються до приміщення архіву?